یکی از رایج‌ترین و بدترین نوع تلف شدن وقت افراد در سازمان، پیدا کردن فایل‌های تهیه شده قبلی، استفاده از آخرین نگارش، و دسترسی به فایل‌های مفید، ضروری و مجاز دیگران است.
در بعضی از شرکت‌ها کارشناسان فنی فناوری اطلاعات از اشتراک مدیریت شده فایلها روی سرور به خوبی بهره می گیرند. این روش اگرچه باعث تجمیع و تمرکز فایل ها به روی سرور می شود و سهولت می‌آفریند اما به همان اندازه نیز ریسک و ابهام را نیز به همراه می‌آورد. چرا که فایل های ذخیره شده به روی سرور فاقد توضیحات و راهنما هستند و مدیریتی برای نگهداری نسخ پیشین وجود ندارد. همینطور امکاناتی برای تشریک مساعی افراد در تکمیل و اصلاح فایل ها را در اختیار کاربران قرار نمی دهد.
ماهان سوشال نرم افزار مرکز اسناد و آرشیو الکترونیک را در اختیار شما قرار می‌دهد تا همه افراد فایل‌های با ارزش را با توضیح و قابلیت تنظیم دسترسی در آن قرار دهند. همچنین برای توسعه و تکمیل فایلها این سیستم محیطی را فراهم می آورد تا افراد مرتبط به صورت همزمان بتوانند تغییرات لازم را ایجاد نموده و تغییرات ایجاد شده توسط سایر همکاران را نیز ملاحظه کنن.
با این سیستم هیچگاه دوباره کاری، خطای ناشی از استفاده از فایل اشتباه و اتلاف وقت برای یافتن فایل صحیح رخ نخواهد داد.
