نکته شماره 8 : «شبکه اجتماعی سازمانی» را با محل انجام کارها یکپارچه کنید

توسط محسن روح الامین 2 سال agoهیچ نظری ثبت نشده
ماهان  /  ارتباطات داخلی سازمان  /  نکته شماره 8 : «شبکه اجتماعی سازمانی» را با محل انجام کارها یکپارچه کنید
شبکه اجتماعی سازمانی

این قسمت هشتم از مجموعه 12 قسمتی توصیه های من در مورد ایجاد یک ESN موفق برای کسب و کار شماست.

اگر قرار است روش انجام کارها در سازمان شما تغییر کند، این توصیه بسیار مهم است:

«شبکه اجتماعی سازمانی» را با محل انجام کارها یکپارچه کنید.

در این هماهنگی دو بعد وجود دارد که باید به آن ها توجه کنید:

هماهنگی با نرم افزارها و ابزاری که افراد روزانه از آن ها برای انجام کارهایشان استفاده می کنند.

هماهنگی در فرایند انجام کارها.

اول، به هماهنگی نرم افزارها و ابزارها می پردازیم.

اکثر کارکنان سازمان، پیش از به وجود آمدن «شبکه اجتماعی سازمانی» مکان هایی را به وجود آورده اند که کارهایشان آنجا صورت می گیرد-نرم افزارهای کاربردی، صندوق ایمیل، منابع درون سازمانی و امکانات دیگری از که از آنها در طول روز کاری برای انجام کارهای مختلف استفاده می کنند. اگر «شبکه اجتماعی سازمانی» به عنوان هدفی جدا در نظر گرفته شود که افراد برای پرداختن به آن باید از جریان کار سازمان که به آن ها عادت کرده اند خارج شوند، انگیزه و کششش کمی-نیاز کمتر- نسبت به  آن وجود خواهد داشت. اگر قرار است بدون استفاده از ESN هنوز هم بتوان کارهای روزانه را انجام داد و توقعات مدیران را برآورده ساخت، چرا افراد برای استفاده از «شبکه اجتماعی سازمانی» خودشان را به زحمت بیاندازند، مگر اینکه مزایای غیرکاری دیگری وجود داشته باشد که آنها را برای استفاده از ESN ترغیب کند.

اگر قرار است از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای تسهیل فرایندها و بهبود روابط استفاده شود، باید به راحتی برای افراد قابل دسترسی باشد و نیاز نباشد که برای استفاده از آن از کارهای اولیه خود بازبمانند. برای همین  «شبکه اجتماعی سازمانی» باید با لندینگ پیج داخلی سازمان که افراد روزانه چند بار به آن سرمی زنند، یکپارچه باشد و یا با سایت های  داخلی که تیم های اسناد و لیست های خود را در آنجا ذخیره می کنند ( مثل شیرپوینت). می توان ESN را در نرم افزارهای دیگری هم نصب کرد که در آن ها می توان از ارتباطات «شبکه اجتماعی سازمانی» برای کمک به افراد یا فرایندهای تکمیلی استفاده کرد، یا حتی میتوان آن را با لیست طولانی پوشه های صندوق ورودی ایمیل یکپارچه کرد تا کسانی که هنوز از ایمیل برای مدیریت کارهایشان استفاده می کنند (البته شرم آور است اگر هنوز این کار را انجام می دهید)، بتوانند از آن استفاده کنند.

در سازمان ما حدود 300 نوع یکپارچگی بین «شبکه اجتماعی سازمانی» و ابزارها و نرم افزارهایی وجود دارد که کارکنان از آنها استفاده می کنند. «شبکه اجتماعی سازمانی» کاملأ با لندینگ پیج اینترانت سازمان ما یکپارچه شده است- یک قدم بزرگ رو به جلو که باعث دو برابر شدن سرعت رشد ما نسبت به قبل از یکپارچگی شده است.

هر موضوعی در اینترانت یک دامنه بحث در «شبکه اجتماعی سازمانی» دارد که افراد در صفحه اول اینترانت یا آن را لایک می کنند و یا نظر خود را ثبت می کنند. مدیر ما سوالی مطرح که در طول یک روز 100 نظر در مورد آن ثبت شد. البته لینک اصلی ESN یکی از اصلی ترین لینک ها در منوی صفحه اول اینترانت سازمان است.

به علاوه ما 300 سایت شیرپوینت داریم که بحث های مربوط به گروه های کاری خاص در  «شبکه اجتماعی سازمانی» در آنجا قرار می گیرد البته گاهی این بحث ها برا اساس هشتگ ها یا پست های افراد خاص انتخاب می شود. ما دائمأ ویدیوها و صداهای زنده مربوط به تالارهای مدیریتی را در «شبکه اجتماعی سازمانی» پخش می کنیم که نیمی از صفحه به آن اختصاص داده می شود و نیمی دیگر به بحث های پرسش و پاسخ. ما دو اپلیکشین وب بیس دیگر هم داریم که هزاران نفر از کارکنان از آنها استفاده می کنند و بحث های ESN مربوط به گروه های خاص در آن ها قرار دارد و افراد می توانند با استفاده از این اپلیکیشن ها مستقیمأ در این بحث ها شرکت کنند. با استفاده از [1]API  موجود در ماهان سوشال، بخش های مختلف سازمان ما نرم افزارهایی را ساخته اند که می توانند ESN را با روش و موقعیت کار خود یکپارچه کنند. ما به آن ها منابع API می گوییم که کمک می کنند ما نرم افزارهایمان در تلگرام (Telegram) تبت کنیم. مسئله این است اگرچه بسیاری از سازمان ها (مثال سازمان ما) هنوز ESN را از صفحه اولیه وب استفاده می کنند، شما نمی خواهید از «شبکه اجتماعی سازمانی» به عنوان هدفی دیگر استفاده کنید. پس اولین و مهمترین بعد یکپارچگی که باید برای آن برنامه ریزی کرده بودید و پیوسته به دنبال آن بودید، قرار دادن بحث ها در محل هایی است که افراد کارهای روزانه شان را انجام می دهند.

نکته دوم در مورد یکپارچگی، مربوط به فرایندهاست، به این معنی که ما باید روش های کار کردن را با استفاده از ESN تغییر یا بهبود بدهیم. برای مثال، به جای ارسال ایمیل های پاسخ جمعی (reply-all) که حجم زیادی از صندوق های ورودی را اشغال می کنند، بهتر است سوالات یا موضوع های مورد بحث را در «شبکه اجتماعی سازمانی» مطرح کنیم. با این کار افراد دپارتمان‌هایی که به این بحث ها مربوط هستند می توانند در آن ها شرکت کنند و نیازی هم نیست که صندوق ورودی ایمیل افرادی که علاقمند به شرکت در این بحث ها نیستند، بی دلیل اشغال شود.

فرایندهای تأییدی مربوط به وظایف مختلف را در نظر بگیرید. چقدر ممکن است پیچیده شوند؟ چه ابزارهایی درگیر این کارها هستند؟ می توانیم برای رفع این مسائل فقط یک بحث ساده در «شبکه اجتماعی سازمانی» راه بیاندازیم- حتی به  صورت خصوصی- تا افراد مربوط بتوانند بدون پیچیدگی در مورد آنها بحث کنند و تأیید خود را بدون اتلاف وقت مستند کنند.

البته استفاده از «شبکه‌های اجتماعی سازمانی» برای مدیرانی که اهل پیشرفت و صراحت هستند، می خواهند افرادشان حول یک هدف، ارزشها و استراتژی های مشترک هدایت کنند، و خواستار ارتباطات دوجانبه در تمام سطوح سازمان هستند، نیازی به توجیه ندارد. مسلمأ شما نمی توانید این کارها را با استفاده از ایمیل و ارتباطات کنترل شده از بالا به پایین، انجام دهید. شما فقط با ارتباطات رو در رو یا ارتباطات مجازی ESN و تالارهای گفتگو می توانند به چنین اهدافی برسید. مدیرانی که از «شبکه اجتماعی سازمانی» برای تغییر کیفیت و فرایند ارتباطات استفاده می کنند، تأثیری قوی و بلند مدت بر رضایت کارکنان و موفقیت آن ها به عنوان یک تیم خواهند داشت.

اگر هنوز تصمیم نگرفتید که از چه «شبکه اجتماعی سازمانی» استفاده کنید، اول از قابلیت یکپارچگی آن با نرم افزارهای مورد استفاده کارکنان مطمئن شوید. این مسئله اهمیت زیادی در انتخاب ESN و ترویج آن در سازمان دارد. همیشه به دنبال یکپارچه کردن بیشتر «شبکه اجتماعی سازمانی» با ابزارها و نرم افزارهایی باشید که فرایند کارهای روزانه به طور عادی در آن ها صورت می پذیرد.

در رابطه با فرایندها، همیشه به دنبال فرصتهایی برای تغییر فرایندهای پیچیده، وقت گیر و قدیمی باشید و سعی کنید که آنها را به مباحث ساده و قابل دسترس در ESN تبدیل کنید. نگذارید که «شبکه اجتماعی سازمانی» صرفأ به کارهای روزمره شما اضافه شود. سعی کنید از مزایای کاربردی آن برای بهبود و جایگزین کردن روش های کاری استفاده کنید.

برخلاف سایر نکات دیگر، نکته شماره 8 را باید همیشه در ذهن داشته باشد و به آن عمل کنید. شما هیچ وقت نمی توانید این کار را به طور کامل به اتمام برسانید، همیشه جای پیشرفت در این موضوع وجود دارد. اما حمایت و نظارت در مورد این یکپارچگی، تأثیر مهمی بر اثربخشی افراد در دستیابی به اهداف سازمان خواهد داشت.

[1] Application program interface

دسته بندی ها :
  ارتباطات داخلی سازمانتعاملات سازمانشبکه اجتماعی سازمانیمقالاتپیاده سازی شبکه اجتماعی سازمانیپیاده سازی شبکه تعاملی سازمانی
این نوشته به اشتراک گذاشته شد 0 بار
 600

ثبت نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

درخواست دمو | نظام پیشنهادات | مدیریت جلسات | طراحی سایت | شبکه اجتماعی سازمانی